Kişisel Verilerin Korunması

Özkonak Belediye Başkanlığı olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili ikincil düzenlemeler gereğince, bu aydınlatma metni kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

1. Veri Sorumlusu

Özkonak Belediye Başkanlığı (Adres: Ragıp Uner Cad. No:57 Avanos/Nevsehir, E-Posta: belediye@ozkonak.bel.tr, Telefon: 0384 513 50 50, KEP: ozkonakbelediye@hs01.kep.tr) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusudur.

2. İşlenen Kişisel Verileriniz

Aşağıda belirtilen kişisel veri kategorileri, ilgili süreçle sınırlı ve ölçülü olmak üzere işlenmektedir:

• istekli/yetkili/temsilci kimlik ve iletişim bilgileri
• teklif, yeterlilik, mesleki deneyim, mali durum, imza ve yetki belgeleri
• ihale dokümanı, teminat, vergi, SGK, sicil ve işlem bilgileri

3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; ihale süreçleri kapsamında sunulan teklif dosyaları, yeterlik belgeleri, başvuru ve beyan formları, dilekçeler, imza sirküleri, vekâletname, yetki belgeleri, oda/sicil kayıtları, vergi ve SGK borcu yoktur yazıları, bilanço ve iş hacmini gösteren belgeler, iş deneyim belgeleri, geçici ve kesin teminat belgeleri, banka/IBAN bilgileri, ihale komisyonu tutanakları, değerlendirme raporları, yasaklılık ve teyit kayıtları, sözleşmeler, ek protokoller, elektronik ihale ve yazışma kanalları, ilgili belediye birimleri, Elektronik Kamu Alımları Platformu ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen kayıt ve belgeler aracılığıyla otomatik veya otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz; ihaleye katılım başvurularının alınması, isteklilerin veya adayların kimlik, temsil ve yetki bilgilerinin doğrulanması, yeterlik kriterlerinin değerlendirilmesi, tekliflerin alınması ve incelenmesi, ihale komisyonu işlemlerinin yürütülmesi, ihale kararının oluşturulması, onaylanması, bildirilmesi ve kesinleştirilmesi, sözleşmeye davet, sözleşme imzalama, teminat ve yasaklılık kontrolleri ile ihale mevzuatından kaynaklanan kayıt, bildirim ve arşiv yükümlülüklerinin yerine getirilmesi bakımından Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendi uyarınca kanunlarda açıkça öngörülme ve (ç) bendi uyarınca veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

İhale sonucunda sözleşme kurulması, sözleşme öncesi hazırlık işlemlerinin yürütülmesi, sözleşmenin imzalanması, teminatların alınması, yüklenici/istekli ile iletişim kurulması ve sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan bağlantılı işlemlerin yürütülmesi bakımından kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendi uyarınca bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir.

İhale süreciyle bağlantılı geçici teminat, kesin teminat, tahakkuk, ödeme, muhasebe, vergi, SGK, kesinti, mali kontrol, iç kontrol, denetim, kamu zararı incelemesi, raporlama ve resmi bildirim süreçlerinin yürütülmesi bakımından kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (a) ve (ç) bentleri kapsamında işlenmektedir.

İhale kararlarına, ihale dışı bırakma işlemlerine, yasaklılık değerlendirmelerine, teminat işlemlerine, şikâyet ve itirazen şikâyet başvurularına, idari başvurulara, denetimlere, dava veya diğer hukuki süreçlere ilişkin işlemlerin yürütülmesi; delil oluşturulması ve belediyenin hak ve menfaatlerinin korunması bakımından kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (e) bendi uyarınca bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir.

İhale süreçlerinin düzenli, güvenli, şeffaf ve denetlenebilir şekilde yürütülmesi; kurum içi koordinasyon, işlem güvenliği, dosya takibi, raporlama, arşiv, bilgi güvenliği, denetim hazırlığı ve kurumsal kayıt yönetimi faaliyetlerinin yürütülmesi bakımından kişisel verileriniz, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (f) bendi uyarınca veri sorumlusunun meşru menfaati hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir.

İhale sürecinde kural olarak özel nitelikli kişisel veri işlenmez. Ancak ilgili mevzuat, ihale dokümanı veya somut işin niteliği gereği ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgi, sağlık raporu, engellilik durumu veya özel nitelikli kişisel veri içeren başka bir belgenin alınması ya da değerlendirilmesi zorunlu olursa, bu veriler yalnızca ilgili ihale, sözleşme, denetim veya hukuki süreçle sınırlı ve ölçülü olmak üzere Kanun’un 6. maddesinde sayılan işleme şartları ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemler çerçevesinde işlenir. Açık rıza dışı bir işleme şartının bulunmadığı hallerde açık rızanız ayrıca alınır. Özel nitelikli kişisel veriler bakımından KVKK m.6 çerçevesi ve yeterli önlemler dikkate alınmalıdır.

4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• İhale hazırlık, ilan, teklif alma, değerlendirme ve karar süreçlerinin yürütülmesi,
• Yeterlilik, yasaklılık ve mevzuata uygunluk kontrollerinin yapılması,
• Komisyon, tutanak, karar ve bildirim süreçlerinin yürütülmesi,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi,
• Saklama, arşiv, denetim ve hukuki uyuşmazlık süreçlerinin yürütülmesi.

5. Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması

Kişisel verileriniz; işleme amaçlarıyla sınırlı olmak üzere yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yargı mercilerine, kolluk birimlerine, ilgili belediye birimlerine ve hizmetin yürütülmesi için zorunlu olduğu ölçüde hizmet alınan tedarikçilere aktarılabilir.

Kişisel verileriniz kural olarak yurt dışına aktarılmaz. Yurt dışına aktarım gerektiren istisnai bir durum bulunması halinde Kanun’un 9. maddesi ve ilgili ikincil düzenlemelere uygun hareket edilir.

6. Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak Özkonak Belediye Başkanlığı adresine yazılı olarak, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile, ozkonakbelediye@hs01.kep.tr KEP adresine veya kimliğinizin teyit edilebilir olması şartıyla belediye@ozkonak.bel.tr e-posta adresine iletebilirsiniz. Başvurularınız niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.