Kişisel Verilerin Korunması

Özkonak Belediye Başkanlığı olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili ikincil düzenlemeler gereğince, bu aydınlatma metni kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

1. Veri Sorumlusu

Özkonak Belediye Başkanlığı (Adres: Ragıp Uner Cad. No:57 Avanos/Nevsehir, E-Posta: belediye@ozkonak.bel.tr, Telefon: 0384 513 50 50, KEP: ozkonakbelediye@hs01.kep.tr) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusudur.

2. İşlenen Kişisel Verileriniz

Aşağıda belirtilen kişisel veri kategorileri, ilgili süreçle sınırlı ve ölçülü olmak üzere işlenmektedir:

• başvuru sahibi kimlik ve iletişim bilgileri
• dilekçe, talep, şikâyet, ek belge ve imza bilgileri
• evrak kayıt numarası, işlem tarihi ve ilgili birim bilgileri

3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; belediyeye elden, posta, kargo, KEP, e-posta, elektronik başvuru kanalları, e-Devlet/CİMER gibi yetkili elektronik sistemler, telefon veya ilgili kamu kurum ve kuruluşları aracılığıyla iletilen dilekçeler, başvurular, talepler, şikâyetler, ihbarlar, bilgi edinme başvuruları, resmî yazılar, ek belgeler, tutanaklar, cevap yazıları ve gelen evrak kayıt sistemleri aracılığıyla otomatik veya otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz; belediyeye iletilen dilekçe, başvuru, talep, şikâyet, ihbar, bilgi edinme başvurusu ve resmî yazıların alınması, kayıt altına alınması, evrak numarası verilmesi, ilgili belediye birimine yönlendirilmesi, başvurunun değerlendirilmesi, sonuçlandırılması, başvuru sahibine cevap verilmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla yazışma yapılması ve belediyenin görev alanına giren kamu hizmetlerinin yürütülmesi bakımından Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendi uyarınca kanunlarda açıkça öngörülme ve (ç) bendi uyarınca veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

Gelen evrak ve dilekçe süreçleri kapsamında başvurunun niteliğine göre imar, ruhsat, zabıta, sosyal yardım, temizlik, çevre, tahakkuk/tahsilat, kültür-sosyal hizmetler, insan kaynakları, satın alma, hukuk işleri veya diğer belediye hizmet birimleri tarafından işlem yapılması gerektiğinde kişisel verileriniz, ilgili hizmetin yürütülmesi ve başvurunun sonuçlandırılması için gerekli olduğu ölçüde Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (a) ve (ç) bentleri kapsamında işlenmektedir.

Başvuru, talep, şikâyet, ihbar veya resmî yazı kapsamında idari inceleme, denetim, cevap hakkı, düzeltme, itiraz, şikâyet, yargı süreci, icra/takip, disiplin, soruşturma veya diğer hukuki süreçlerin yürütülmesi; delil oluşturulması ve belediyenin, başvuru sahibinin veya üçüncü kişilerin hak ve menfaatlerinin korunması bakımından kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (e) bendi uyarınca bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Gelen evrak kayıt, dosya takip, kurum içi yönlendirme, iş akışı, raporlama, arşiv, işlem güvenliği, bilgi güvenliği, hizmet kalitesinin artırılması ve kurumsal koordinasyon süreçlerinin düzenli, güvenli ve etkin şekilde yürütülmesi bakımından kişisel verileriniz, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Kanun’un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (f) bendi uyarınca veri sorumlusunun meşru menfaati hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Gelen evrak veya dilekçe içeriğinde tarafınızca özel nitelikli kişisel veri paylaşılması ya da başvurunun niteliği gereği engellilik durumu, sağlık bilgisi, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgi veya özel nitelikli başka bir verinin işlenmesinin zorunlu olması halinde, bu veriler yalnızca ilgili başvuru veya hizmetin değerlendirilmesi için gerekli olduğu ölçüde Kanun’un 6. maddesinde sayılan işleme şartları ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemler çerçevesinde işlenir. Başvurunun değerlendirilmesi için gerekli olmayan özel nitelikli kişisel verilerin dilekçe veya eklerinde paylaşılmaması esastır. Özel nitelikli kişisel veriler ancak Kanun’da sayılan sınırlı hallerde işlenebilir.

4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Dilekçe, başvuru, talep ve şikâyetlerin kayıt altına alınması, ilgili birime yönlendirilmesi ve sonuçlandırılması,
• Evrak kayıt, takip, cevaplandırma ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi,
• Hukuki uyuşmazlıklarda delil oluşturulması,
• Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi.

5. Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması

Kişisel verileriniz; işleme amaçlarıyla sınırlı olmak üzere yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yargı mercilerine, kolluk birimlerine, ilgili belediye birimlerine ve hizmetin yürütülmesi için zorunlu olduğu ölçüde hizmet alınan tedarikçilere aktarılabilir.

Kişisel verileriniz kural olarak yurt dışına aktarılmaz. Yurt dışına aktarım gerektiren istisnai bir durum bulunması halinde Kanun’un 9. maddesi ve ilgili ikincil düzenlemelere uygun hareket edilir.

6. Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak Özkonak Belediye Başkanlığı adresine yazılı olarak, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile, ozkonakbelediye@hs01.kep.tr KEP adresine veya kimliğinizin teyit edilebilir olması şartıyla belediye@ozkonak.bel.tr e-posta adresine iletebilirsiniz. Başvurularınız niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.